Abstract

Digitalization is a megatrend that also drives public sector reforms toward improved citizen service processes by adopting digital technologies. The digitalization of the public sector, also referred to as e-government transformation, is a strenuous institutional change process that starts with strategy and policy formation and is eventually carried out through individual information and communication (ICT) development projects and programs. ICT projects in the public sector still struggle due to challenges and complexities such as technological uncertainty. These project-level struggles impair e-government efforts that are already facing strategic and regulative difficulties, which, again, affect ICT project performance. How a temporary project is connected and contributes to the strategic objectives of a more permanent structure is the focus of project governance. In e-government context it can be applied to describe and elaborate on the ICT project alignment and control practices in and between different organizations within the e-government transformation.

The underlying academic motivation for this research is to improve the current understanding of project governance in e-government: how ICT project governance can be applied to enact the institutional change of public sector digitalization. The dissertation study follows a constructive research approach, using multiple qualitative methods on empirical data from the Finnish central government. By synthesizing the results from four individual research publications, this dissertation explores the ICT project governance practices and tensions that take place in different levels within the e-government transformation. The study contributes to the literature by elaborating how project governance is perceived in and affected by the e-government transformation and by providing new information on how flexible and collaborative project models, namely agile models and project alliances, are applied in the context. The dissertation proceeds to construct a multi-level model that indicates how the perceived challenges and tensions could be remedied, thus enabling managers and practitioners in the field to conduct the right ICT projects properly and, hence, support the e-government transformation.

Tiivistelmä

Digitalisaatio on yksi megatrendeistä, joka vaikuttaa myös julkisen sektorin reformaatioihin, joilla tavoitellaan tehokkaampia asiakaspalveluprosesseja hyödyntämällä digitaalisia teknologioita. Julkisen sektorin digitalisoituminen, tai e-hallinnon muutos, on vaativa institutionaalinen muutosprosessi, joka alkaa strategisten ja poliittisten linjausten määrittelyllä ja toteutetaan lopulta yksittäisten informaatio- ja kommunikaatioteknologia (ICT) projektien ja ohjelmien kautta. Julkisen sektorin ICT projekteja haastaa edelleen muun muassa tekniset epävarmuustekijät. Nämä projektitason haasteet vaikuttavat myös e-hallintoon, johon liittyy jo valmiiksi strategisia ja hallinnollisia vaikeuksia. Tämä taas vastavuoroisesti vaikeuttaa yksittäisten projektien toimintaa. Projektihallintoa käytetään kuvaamaan, miten kertaluontoinen projekti liittyy ja vaikuttaa pysyvämpiin rakenteisiin ja niiden strategisten tavoitteiden toteutumiseen. E-hallinnon digitaalisen muutoksen yhteydessä projektihallinnon kautta voidaan esittää ICT projektien ohjaus- ja kontrollointikäytäntöjä eri organisaatiotasoilla.

Tämä tutkimuksen akateeminen motivaatio on parantaa nykyistä tietämystä projektihallinnosta e-hallinnon kontekstissa tarkastelemalla, miten ICT projektihallintoa voidaan käyttää julkisen sektorin digitalisoitumisen toteuttamiseen. Tämä väitöstyö noudattaa konstruktiivista tutkimusotetta, käyttäen useita laadullisia menetelmiä Suomen valtionhallinnosta kerätyn empiirisen datan analysointiin. Syntetisoimalla neljän osajulkaisun tulokset tämä väitös perehtyy ICT projektihallinnon käytänteisiin ja jänniteisiin eri organisaatiotasoilla digitalisoitumisen yhteydessä. Tämä väitös tuottaa uuttaa tietoa esittämällä, miten projektihallinto näyttäytyy ja vaikuttaa e-hallinnon muutoksessa, sekä kuvaamalla miten joustavia projektimalleja, kuten ketterä ja projektiallianssi, voidaan käyttää tässä kontekstissa. Väitöstutkimus luo lisäksi monitasoisen mallin, jonka avulla havaittuja haasteita ja jännitteitä voidaan lieventää. Täten tutkimus auttaa käytännössä alan asiantuntijoita johtamaan oikeita ICT projekteja oikealla tavalla ja siten edesauttaa julkisen sektorin digitalisointia.

Osajulkaisut / Original papers

Osajulkaisut eivät sisälly väitöskirjan elektroniseen versioon / Original papers are not included in the electronic version of the dissertation.

1. Lappi, T., & Aaltonen, K. (2017). Project governance in public sector agile software projects. International Journal of Managing Projects in Business, 10(2), 263-294. https://doi.org/10.1108/IJMPB-04-2016-0031

2. Lappi, T., Karvonen, T., Lwakatare, L. E., Aaltonen, K., & Kuvaja, P. (2018). Toward an improved understanding of agile project governance. Project Management Journal, 49(6), 39-63. https://doi.org/10.1177/8756972818803482

3. Lappi, T., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2019). Project governance and portfolio management in government digitalization. Transforming Government: People, Process and Policy, Ahead-of-print(Ahead-of-print). https://doi.org/10.1108/TG-11-2018-0068

   Rinnakkaistallennettu versio / Self-archived version

4. Lappi, T., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2019). The birth of an ICT project alliance. International Journal of Managing Projects in Business, 12(2), 325-355. https://doi.org/10.1108/IJMPB-02-2018-0036

   Rinnakkaistallennettu versio / Self-archived version