University of Oulu

Cross-country standardization of operational procurement process

Saved in:
Author: Illikainen, Markus1
Organizations: 1University of Oulu, Faculty of Technology, Industrial Engineering and Management
Format: ebook
Version: published version
Access: open
Online Access: PDF Full Text (PDF, 2.3 MB)
Persistent link: http://urn.fi/URN:NBN:fi:oulu-201705031647
Language: English
Published: Oulu : M. Illikainen, 2017
Publish Date: 2017-05-03
Physical Description: 135 p.
Thesis type: Master's thesis (tech)
Tutor: Kess, Pekka
Kropsu-Vehkaperä, Hanna
Reviewer: Kess, Pekka
Kropsu-Vehkaperä, Hanna
Verkasalo, Jani
Description:
The increased competition has forced companies to understand the strategic importance of their business processes such as procurement processes. In order to ensure operational excellence, competitiveness and cost-effectiveness of their processes, many companies are standardizing their business processes. Previous researches indicate that companies can achieve many kinds of benefits by conducting Business Process Standardization (BPS). Still, it is useful and often necessary to maintain also some variability in business processes. The optimal trade-off between uniformity and variability determines the extent of standardization and depends on the internal and external environment. This research has been conducted in a case company that has recently merged with another company. In order to gain synergy benefits also at process level, case company’s Operational Procurement is aiming at standardizing working methods and practices related to purchase-to-payment (P2P) process and purchasing methods. As a part of simultaneous P2P process review, this research focuses on cross-country standardization of working methods and practices. The research has been carried out using constructive approach. At the beginning of research, previous literature concerning Business Process Management (BPM), BPS and managing of operational procurement process is presented. Then, based on the workshops, recap meetings, interviews and quantitative analysis, the most important cross-country differences in working methods and practices are recognized. By applying and combining the findings of literature research with empirical data, this research analyses identified differences further and determines the appropriate extent of standardization. In order to achieve desired level of standardization, this research proposes concrete standardization activities that should be conducted in case organization. During empirical research, a great number of cross-country differences were identified. Thus, as a result of this research, many recommendations for actions are presented for case company. By conducting recommended standardization activities, case company’s Operational Procurement is able to eliminate three kinds of deficiencies: process waste, lack of systematic procedures and guidelines, and limited utilization of ERP systems. Three kinds of recommendations were given: proposals for changing the way of working or thinking, proposals for making changes in the ERP systems, and proposals for conducting more detailed researches. By utilizing the results and recommendations of this thesis, case organization can standardize its operational procurement process and improve the process performance for instance in terms of efficiency, quality, transparency, uniformity and consistency. Since the internal and external environment has a great influence on appropriate extent of standardization, the findings of this research are not generalizable as such. However, the basic structure of this study can be applied in other organizations that are aiming at standardizing their business processes.
see all

Lisääntynyt kilpailu on pakottanut yritykset ymmärtämään liiketoimintaprosessiensa kuten hankintaprosessien strategisen merkittävyyden. Varmistaakseen prosessiensa operatiivisen erinomaisuuden, kilpailukyvyn ja kustannustehokkuuden, monet yritykset standardoivat liiketoimintaprosessejaan. Aikaisemmat tutkimukset osoittavat, että liiketoimintaprosessien standardoimisella voidaan saavuttaa monenlaisia hyötyjä. Kaikesta huolimatta on hyödyllistä ja usein välttämätöntä säilyttää myös jonkin verran vaihtelevuutta liiketoimintaprosesseissa. Optimaalinen kompromissi yhdenmukaisuuden ja vaihtelevuuden välillä määrittää standardoinnin laajuuden ja riippuu organisaation ulkoisesta ja sisäisestä ympäristöstä. Tämä tutkimus on toteutettu kohdeyrityksessä, joka on vastikään fuusioitunut toisen yrityksen kanssa. Saavuttaakseen synergiahyötyjä myös prosessitasolla, kohdeyrityksen operatiivinen hankinta pyrkii standardoimaan työskentelymenetelmiään ja -käytäntöjään P2P (purchase-to-payment) prosessiin ja hankintamenetelmiin liittyen. Osana samanaikaisesti toteutettavaa P2P prosessin tarkastelua, tämä tutkimus keskittyy työskentelymenetelmien ja -käytäntöjen standardoimiseen maiden välillä. Tutkimus on toteutettu konstruktiivisen tutkimusotteen avulla. Tutkimuksen alussa esitellään aiempaa kirjallisuutta, jossa käsitellään liiketoimintaprosessien johtamista ja standardoimista sekä erikseen operatiivisen hankintaprosessin johtamista. Tämän jälkeen hyödynnetään työpajojen, yhteenvetopalaverien, haastattelujen ja kvantitatiivisen analyysin avulla kerättyjä tietoja ja tunnistetaan merkittävimpiä maiden välisiä eroja työskentelymenetelmissä ja -käytännöissä. Soveltamalla ja yhdistelemällä kirjallisuustutkimuksen löydöksiä empiiriseen aineistoon, tunnistettuja eroja analysoidaan pidemmälle ja määritellään asianmukainen standardoinnin laajuus. Halutun standardointitason saavuttamiseksi tämä tutkimus antaa suosituksia konkreettisista toimenpiteistä, jotka tulisi toteuttaa kohdeorganisaatiossa. Empiirisen tutkimuksen aikana tunnistettiin suuri määrä maiden välisiä eroavaisuuksia. Tämän vuoksi myös tutkimuksen tuloksena kohdeyritykselle esitettäviä toimenpide-ehdotuksia on lukuisia. Toteuttamalla suositellut standardointitoimenpiteet, kohdeyrityksen operatiivinen hankintatoimi voi poistaa kolmenlaista vajavaisuutta: prosessin hukkaa, systemaattisten menettelytapojen ja ohjeistusten puutetta, sekä ERP järjestelmien riittämätöntä hyödyntämistä. Kohdeyritykselle annetaan kolmenlaisia suosituksia: suosituksia työskentely- ja ajattelutapojen muuttamiseksi, suosituksia ERP järjestelmään kohdistuvista muutoksista, sekä suosituksia tarkempien tutkimusten toteuttamisesta. Hyödyntämällä tämän tutkimuksen tuloksia ja annettuja suosituksia, kohdeorganisaatio voi standardoida operatiivista hankintaprosessiaan ja parantaa prosessin suorituskykyä esimerkiksi tehokkuuden, laadun, läpinäkyvyyden, yhtäläisyyden ja johdonmukaisuuden suhteen. Koska organisaation sisäisellä ja ulkoisella ympäristöllä on suuri vaikutus asianmukaiseen standardoinnin laajuuteen, tämän tutkimuksen tuloksia ei voida yleistää sellaisenaan muihin organisaatioihin. Tutkimuksen perusrakenne on kuitenkin sovellettavissa muissa organisaatioissa, jotka pyrkivät standardoimaan liiketoimintaprosessejaan.
see all

Subjects:
Copyright information: © Markus Illikainen, 2017. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for your own personal use. Commercial use is prohibited.