JultikaUniversity of Oulu repository

Tiivistelmä

Liiketoiminta koostuu liiketoimintaprosesseista, joita pitää johtaa ja kehittää kustannusten hallitsemiseksi ja kilpailukyvyn ylläpitämiseksi globaalissa kilpailuympäristössä. Tämän työn tavoitteena on tutustua liiketoimintaprosessien johtamiseen ja prosessilouhintaan liittyvään kirjallisuuteen ja selvittää, mitä ne tarkoittavat, millaisia ominaisuuksia prosessijohtaminen vaatii organisaatiolta ja mitä hyötyjä, käyttökohteita ja haasteita prosessilouhintaan liittyy. Tutkimus tehdään kirjallisuuskatsauksena, jossa tutustutaan uusiin ja viitatuimpiin kirjoihin, artikkeleihin ja konferenssijulkaisuihin luotettavan tiedon hankkimiseksi. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen työssä pohditaan kirjallisuudesta löydettyjä tuloksia.

Työssä käy ilmi, että liiketoimintaprosessien johtaminen auttaa kehittämään prosesseja strategian mukaisiksi ja tehokkaammiksi organisaation koosta riippumatta. Prosessijohtaminen on kuitenkin vain osa liiketoiminnan johtamista, eikä se johda liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseen yksin. Prosessijohtaminen vaatii organisaatiolta sitoutuvuutta, jatkuvaa toiminnan kehittämistä, oman toimialan tuntemista ja muutosjohtajuutta, koska toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti ja organisaatioiden pitää kyetä muuttumaan tarpeiden mukaisiksi, mikä voi vaatia radikaaleja prosessimuutoksia.

Prosessilouhinnan avulla prosessit voidaan tunnistaa ja mallintaa objektiivisesti perustuen toteutuneesta prosessista tallentuneeseen dataan. Prosessilouhinnan merkittävin hyöty on prosessien tunnistamisen ja mallintamisen tehostamisessa, mutta myös kehityskohteiden etsiminen ja seuranta sekä hallinta helpottuvat. Nykyisellään prosessilouhinnasta hyötyvät eniten isot organisaatiot, joissa on rakenteelliset prosessit ja paljon saatavilla olevaa dataa, koska prosessilouhinta vaatii dataa toimiakseen ja perinteisten tunnistusmetodien käyttö on hidasta ja vaativaa isoissa organisaatioissa. Parempien tulosten saavuttamiseksi dataa pitäisi kerätä aiempaa huolellisemmin, koska huono data ei voi johtaa hyviin ja tarkkoihin tuloksiin.

Prosessilouhinnalla ei toistaiseksi kyetä tunnistamaan ja mallintamaan rakenteettomia prosesseja tarpeeksi yleistettävästi. Haasteet liittyvät muun muassa rinnakkaisten ja vaihtelevien prosessien tunnistamiseen ja visualisointiin. Rakenteettomissa prosesseissa on suuri kehityspotentiaali ja tarve ratkaisuille, jotka helpottavat prosessien standardisoimisessa. Rakenteettomiin prosesseihin liittyviin ongelmiin etsitään ratkaisuja tämänhetkisissä tutkimuksissa.

Tätä työtä voidaan käyttää prosessilouhinnan käyttökohteisiin, hyötyihin ja haasteisiin tutustumisessa. Prosessilouhinta on vielä tuore keksintö, eikä markkinoilla ole vielä täysin toimivia ratkaisuja, minkä takia työstä puuttuu tapaustutkimusten tuomaa konkretiaa. Työn tuloksia voi jalostaa haastattelemalla alan yrityksiä ja selvittämällä siten prosessilouhinnan tämänhetkinen suorituskyky vielä tarkemmin.

Process mining as a part of business process management

Abstract

Business consists of business processes that must be managed and developed to manage costs and maintain business competitiveness in a global business environment. The goal of this study is to study the literature about business process management (BPM) and process mining (PM) and to find out what kind of distinctive features successful BPM demands from an organization and where PM can be used and what kind of benefits and challenges it has. The study is done as a literature review where new and much cited books, articles and conference papers are studied to gain trustworthy knowledge. After the literature review the found results are discussed.

In the study it turns out that BPM helps to develop the processes more effective and to match them with organizational strategy despite the size of organization. Process mining is anyway just a part of business management and cannot lead to reaching business objectives alone. BPM demands commitment, continuous improvement, knowing the business environment and change management because organizations must be able to adapt to the continuously changing business environment which can lead into radical process changes.

By using PM, processes can be discovered and modelled objectively based on data collected from real processes. The most notable benefit of PM is making process discovery and modelling more effective, but it also easies finding out the development targets and controlling and managing the processes. PM can be best advantaged in big organizations that have structured processes and collect much data because PM needs data to work properly and traditional discovery methods require much resources in big organizations. To achieve better results, organizations should collect and handle their data in a more planned way.

So far, process mining has not been able to discover unstructured processes in a sufficiently generalized way while remaining all the necessary steps. Challenges concern discovering and visualizing parallel and varying processes, for instance. Unstructured processes have a big potential for development and a need for solutions that ease standardizing the processes. Current studies are trying to find out solutions to the challenges of unstructured processes.

The results of this study can be used to get acquainted with the benefits and challenges of PM and to find out where it can be used. PM is a fresh field of study and there is not a fully working solution in the markets yet, which is why the study lacks the concreteness from case studies. The results of this study can be refined by interviewing the companies developing PM to find out what is the current state of PM more accurately.