University of Oulu

Developing information transparency between sales and operations

Saved in:
Author: Nyström, Riku1
Organizations: 1University of Oulu, Faculty of Technology, Industrial Engineering and Management
Format: ebook
Version: published version
Access: open
Online Access: PDF Full Text (PDF, 1.8 MB)
Pages: 83
Persistent link: http://urn.fi/URN:NBN:fi:oulu-202005201986
Language: English
Published: Oulu : R. Nyström, 2020
Publish Date: 2020-05-20
Thesis type: Master's thesis (tech)
Tutor: Kauppila, Osmo
Majava, Jukka
Reviewer: Kauppila, Osmo
Majava, Jukka
Description:

Abstract

This thesis studies the information transparency in the sales and order-delivery process of the case company, focusing on the information flow between sales and other functions. The aim of the study is to identify the challenges related to information transparency in the order-delivery process of the case company and to find out how transparency can be improved, what the implementation of improvements requires and how the effects would be reflected in the order-delivery process. By developing the transparency of information and modifying the process accordingly, the aim is to facilitate the flow of information between different business functions, ensure the quality of information and shorten the process lead time.

The thesis was done in cooperation with a company operating in the manufacturing industry and utilizing Engineer-to-Order (ETO) production strategy. The main research method used in the study is a qualitative case study, for which data was collected from project-related meetings with case-company, e-mail discussions and by arranging semi-structured interviews for representatives of key business functions in the order-delivery process.

Based on the data collected from the case company and the results of the interviews, challenges related to information transparency were identified. Comparing these challenges with the findings from the literature, the aim was to create a solution by proposing to increase the features of the information systems already in use by the case company and to modify the order-delivery process accordingly. With small changes to the information systems and practices within the order-delivery process, it is possible to shorten response times and improve collaboration between different units. These changes increase the efficiency of entire order-delivery process and by shortening the average process lead time, they increase the case company’s profit margin.

Typically for a qualitative case study, the results of the study cannot be directly generalized to other companies, as organizational structures, used information systems, operating environments, and order-delivery processes may differ significantly even for companies manufacturing similar products. However, some of the challenges related to information systems identified in the study are more common, so some of the related development proposals can be modified to be suitable for other organizations.

Tiedon läpinäkyvyyden kehittäminen myynnin ja muiden toimintojen välillä

Tiivistelmä

Tämä työ tutkii tilaus-toimitusprosessissa kulkevan tiedon läpinäkyvyyttä case-yrityksessä keskittyen myynnin ja muiden toimintojen väliseen tiedonkulkuun. Työn tavoitteena on tunnistaa tiedon läpinäkyvyyteen liittyvät haasteet case-yrityksen tilaus-toimitusprosessista ja selvittää, kuinka läpinäkyvyyttä voidaan parantaa, mitä parannuksien toteutus vaatii ja miten vaikutukset näkyisivät tilaus-toimitusprosessissa. Kehittämällä tiedon läpinäkyvyyttä ja muokkaamalla prosessia sen mukaiseksi, pyritään helpottamaan yksiköiden välistä tiedonkulkua, varmistamaan liikkuvan tiedon laatu ja nopeuttamaan prosessien läpimenoaikaa näiltä osin.

Työ on tehty yhteistyössä valmistavassa teollisuudessa toimivan Engineer-to-Order (ETO) -tuotantostrategiaa hyödyntävän yrityksen kanssa. Päätutkimusmenetelmänä työssä käytetään laadullista tapaustutkimusta, jota varten case-yrityksestä on kerätty dataa projektiin liittyvistä palavereista ja sähköpostikeskusteluista sekä järjestämällä tilaus-toimitusprosessin keskeisten liiketoimintayksiköiden edustajille puolistrukturoidut haastattelut.

Case-yrityksestä tutkimusta varten kerätyn datan ja haastattelujen tulosten perusteella tunnistettiin tiedon läpinäkyvyyteen liittyvät haasteet. Perehtymällä näihin kipukohtiin pyrittiin luomaan ratkaisu ehdottamalla jo case-yrityksen käytössä olevien tietojärjestelmien ominaisuuksien lisäämistä ja tilaus-toimitusprosessin muokkaamista näiden mukaan. Pienillä muutoksilla tilaus-toimitusprosessissa hyödynnettyihin tietojärjestelmiin ja toimintatapoihin on mahdollista nopeuttaa vasteaikoja ja parantaa yhteistyötä eri yksiköiden välillä. Nämä tehostavat koko tilaus-toimitusprosessia ja lyhentämällä keskimääräistä prosessin läpimenoaikaa, ne mahdollistavat case-yritykselle paremman voittomarginaalin.

Laadulliselle tapaustutkimukselle tyypillisesti tutkimuksen tuloksen eivät ole suoraan yleistettävissä muihin yrityksiin, sillä organisaatiorakenteet, käytetyt tietojärjestelmät, toimintaympäristöt ja tilaus-toimitusprosessit saattavat erota merkittävästi jopa vastaavia tuotteita valmistavilla yrityksillä. Osa tutkimuksessa tunnistetuista tietojärjestelmiin liittyvistä haasteista on yleisiä, jolloin myös osa näihin liittyvistä kehitysehdotuksista on muokattavissa muihinkin organisaatioihin.

see all

Subjects:
Copyright information: © Riku Nyström, 2020. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for your own personal use. Commercial use is prohibited.