University of Oulu

Tiedonhallinta ja informaatioylikuormitus organisaatiomuutoksessa : tapaustutkimus kaupunginkirjastosta

Saved in:
Author: Kinnunen, Juha-Pekka1
Organizations: 1University of Oulu, Faculty of Humanities, Information Studies
Format: ebook
Version: published version
Access: open
Online Access: PDF Full Text (PDF, 1.5 MB)
Pages: 140
Persistent link: http://urn.fi/URN:NBN:fi:oulu-202203291459
Language: Finnish
Published: Oulu : J.-P. Kinnunen, 2022
Publish Date: 2022-03-29
Thesis type: Master's thesis
Tutor: Suorsa, Anna
Reviewer: Suorsa, Anna
Description:

Tiivistelmä

Tämän pro gradu -tutkielmani tarkoituksena on lisätä ymmärrystä organisaation tiedonhallinnan ja työntekijöiden henkilökohtaisen tiedonhallinnan menetelmistä ja keinoista informaatioylikuormituksen ehkäisemisessä. Tarkastelen tätä ilmiötä erään kaupunginkirjaston toimialauudistuksen yhteydessä, joka tapahtui 2016–2017 välisellä ajalla. Tavoitteena on tarkastella toimialamuutoksen lisäämää informaation määrää ja haastateltujen työntekijöiden kykyä käsitellä tätä tietoa erilaisilla tiedonhallinnan menetelmillä. Tutkielmassa käsitellään myös haastateltavien mahdollisesti kokemaa informaatioylikuormitusta, sen tuottamia tuntemuksia sekä keinoja, joilla kyseisiä tunteita hoidettiin ja ylikuormituksen tilanteita ennaltaehkäistiin.

Tutkielmassa käytettiin laadullista tutkimusotetta tapaustutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin aineistotriangulaatiota ja noudatettiin tutkimusetiikkaa. Kerätty aineisto kattaa viisi haastattelua sekä dokumenttiaineistoa kyseisestä organisaatiosta. Aineisto analysointiin sisällönanalyysillä.

Tulokset osoittivat, että toimialamuutoksen jälkeen tiedon määrä oli yleisesti lisääntynyt. Omaan työhön kuulumattoman tiedon määrä oli lisääntynyt ja esimerkiksi oleellisen tiedon erottaminen oli vaikeutunut. Haastateltavilla oli useita tiedonlähteitä. Näitä olivat henkilöstöhallinnon neuvontapalvelu puhelimitse, Intranet-sivustot, sähköpostiviestit ja tiedotteet sekä kollegat. Kaupungin ja kaupunginkirjaston viestintä perustui sähköpostiin ja esimerkiksi esimiesviestejä lähetettiin sähköpostin välityksellä.

Organisaation tarjoamia tiedonhallinnan välineitä olivat ajan mukaiset laitteet ja välineet, kuten verkkoasemat työn ja henkilökohtaisen tiedon tallentamiseen sekä erilaiset ohjeet arkistointiin ja delegointiin. Henkilökohtaisia tiedonhallinnan menetelmiä olivat tiedon järjestäminen asiasanan tai aiheen mukaan tai tiedon tallentaminen otsikoituna henkilökohtaiselle verkkoasemalle. Myös valokuvaamista ja muistioiden tekemistä hyödynnettiin.

Informaatioylikuormitusta aiheuttavia tilanteita koettiin olevan kerran tai pari kuukaudessa ja ne ajoittuivat kiireellisiin ajanjaksoihin. Ylikuormitusta aiheuttavien tilanteiden tunnistaminen koettiin olevan vaikeaa, koska ne voivat tulla ulkopuolelta tai viestin kontekstin takia tietoa ei pystynyt käsittelemään. Haastateltavat kertoivat kokevansa informaatioylikuormituksen aiheuttamia tuntemuksia, joita olivat ärtyneisyys, keskittymiskyvyn puute ja stressaantuneisuus. Informaatioylikuormituksen ehkäisemisen keinoina esille nousivat oman työn organisointi. Hyödyllisinä asioina koettiin myös työhön kuulumaton sosiaalistuminen, omaan työhön liittyvä kollegiaalinen nauru ja virkistyspäivien pitäminen työpaikan ulkopuolella. Myös urheilu nousi esiin yhtenä keinona.

see all

Subjects:
Copyright information: © Juha-Pekka Kinnunen, 2022. Except otherwise noted, the reuse of this document is authorised under a Creative Commons Attribution 4.0 International (CC-BY 4.0) licence (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/). This means that reuse is allowed provided appropriate credit is given and any changes are indicated. For any use or reproduction of elements that are not owned by the author(s), permission may need to be directly from the respective right holders.
  https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/