University of Oulu

Improving the new employee onboarding process in a case company

Saved in:
Author: Pietilä, Roope1
Organizations: 1University of Oulu, Faculty of Technology, Industrial Engineering and Management
Format: ebook
Version: published version
Access: open
Online Access: PDF Full Text (PDF, 1.3 MB)
Pages: 86
Persistent link: http://urn.fi/URN:NBN:fi:oulu-202205172138
Language: English
Published: Oulu : R. Pietilä, 2022
Publish Date: 2022-05-17
Thesis type: Master's thesis (tech)
Tutor: Kekkonen, Päivi
Reviewer: Reiman, Arto
Description:

Abstract

The purpose of this study was to improve the onboarding process of a case company operating in the field of information and communications technology. A literature review was conducted to form a theoretical foundation for the empirical study, which was then used to identify potential improvement areas in the process. Ultimately, recommendations were made, that the case company could act upon to improve their onboarding practices.

This research was conducted as a qualitative case study. The primary method of data collection were semi-structured interviews, which were conducted inside a specific organizational unit, which the research was focused on.

Based on the current theory, a model for onboarding was established, with uncertainty reduction theory and newcomer adjustment emerging as crucial concepts which to focus on when making improvements in an onboarding process. The case company’s current onboarding practices were analyzed, and improvement areas were identified. These areas included equipment and tools, information supply and temporary accommodation of international employees, the effectiveness of the current onboarding plan, addressing role clarity and social acceptance in the onboarding process, and the assignment and communication of responsibilities of an onboarding buddy.

Actionable suggestions were made addressing each of the improvement areas. With respect to the onboarding plan, a new solution was developed and implemented to improve upon the features deemed insufficient in the previous version. Additionally, based on the individual recommendations, a standard process for the entry of a new employee, was suggested.

The results of this study are not generalizable to other domains, as they apply only to the specific case company under examination. The study does, however, provide value to the case company, and its results can be referenced in future studies conducted in similar conditions.

Uuden työntekijän perehdytysprosessin kehittäminen kohdeyrityksessä

Tiivistelmä

Tämän työn tarkoituksena oli kehittää uusien työntekijöiden perehdytysprosessia kohdeyrityksessä, joka työskentelee tieto- ja viestintäteknologian alalla. Kirjallisuuskatsauksella luotiin teoreettinen pohja empiiristä tutkimusta varten, jonka avulla prosessista tunnistettiin mahdollisia kehitysalueita. Lopputuloksena tuotettiin joukko suosituksia, joita noudattamalla kohdeyritys voisi parantaa perehdytyskäytäntöjään.

Tämä tutkimus tuotettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Ensisijaisena datankeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita, jotka toteutettiin tutkimuksen kohteena olleen organisatorisen yksikön sisällä.

Vallitsevan kirjallisuuden pohjalta, perehdytyksen peruspilareista laadittiin malli, josta tärkeimpinä käsitteinä nousivat esiin epävarmuuden vähentäminen sekä uuden työntekijän sopeutuminen. Kohdeyrityksen perehdytysprosessi analysoitiin ja mahdollisiksi kehitysalueiksi tunnistettiin laitteisto ja työkalut, ulkomailta palkattujen työntekijöiden informointi ja väliaikainen majoitus, nykyisen perehdytyssuunnitelman tehokkuus, roolin selkeyden ja sosiaalisen hyväksynnän käsittely prosessissa sekä tukihenkilön nimittäminen ja hänen vastuidensa kommunikointi.

Tuotetut kehitysehdotukset suunniteltiin käsittelemään jokaista havaittua kehityskohdetta. Perehdytyssuunnitelman kehittämiseksi suunniteltiin ja implementoitiin uusi virtuaalinen ratkaisu, joka paransi vanhassa versiossa riittämättömiksi todettuja ominaisuuksia. Lisäksi yksittäisten suositusten pohjalta tuotettiin ehdotus standardiprosessista, jota käytettäisiin, kun uusi työntekijä liittyy yksikköön.

Tämän työn tulokset eivät ole yleistettävissä muille aloille, sillä ne rajoittuvat tietyn kohdeyrityksen perehdytysprosessin kehittämiseen. Työ tuottaa kuitenkin arvoa kohdeyritykselle, ja tuloksia voidaan varauksella käyttää referenssinä tutkimuksissa, jotka tuotetaan samankaltaisissa olosuhteissa.

see all

Subjects:
Copyright information: © Roope Pietilä, 2022. Except otherwise noted, the reuse of this document is authorised under a Creative Commons Attribution 4.0 International (CC-BY 4.0) licence (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/). This means that reuse is allowed provided appropriate credit is given and any changes are indicated. For any use or reproduction of elements that are not owned by the author(s), permission may need to be directly from the respective right holders.
  https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/