JultikaUniversity of Oulu repository

Abstract

The purpose of this study was to improve the onboarding process of a case company operating in the field of information and communications technology. A literature review was conducted to form a theoretical foundation for the empirical study, which was then used to identify potential improvement areas in the process. Ultimately, recommendations were made, that the case company could act upon to improve their onboarding practices.

This research was conducted as a qualitative case study. The primary method of data collection were semi-structured interviews, which were conducted inside a specific organizational unit, which the research was focused on.

Based on the current theory, a model for onboarding was established, with uncertainty reduction theory and newcomer adjustment emerging as crucial concepts which to focus on when making improvements in an onboarding process. The case company’s current onboarding practices were analyzed, and improvement areas were identified. These areas included equipment and tools, information supply and temporary accommodation of international employees, the effectiveness of the current onboarding plan, addressing role clarity and social acceptance in the onboarding process, and the assignment and communication of responsibilities of an onboarding buddy.

Actionable suggestions were made addressing each of the improvement areas. With respect to the onboarding plan, a new solution was developed and implemented to improve upon the features deemed insufficient in the previous version. Additionally, based on the individual recommendations, a standard process for the entry of a new employee, was suggested.

The results of this study are not generalizable to other domains, as they apply only to the specific case company under examination. The study does, however, provide value to the case company, and its results can be referenced in future studies conducted in similar conditions.

Uuden työntekijän perehdytysprosessin kehittäminen kohdeyrityksessä

Tiivistelmä

Tämän työn tarkoituksena oli kehittää uusien työntekijöiden perehdytysprosessia kohdeyrityksessä, joka työskentelee tieto- ja viestintäteknologian alalla. Kirjallisuuskatsauksella luotiin teoreettinen pohja empiiristä tutkimusta varten, jonka avulla prosessista tunnistettiin mahdollisia kehitysalueita. Lopputuloksena tuotettiin joukko suosituksia, joita noudattamalla kohdeyritys voisi parantaa perehdytyskäytäntöjään.

Tämä tutkimus tuotettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Ensisijaisena datankeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita, jotka toteutettiin tutkimuksen kohteena olleen organisatorisen yksikön sisällä.

Vallitsevan kirjallisuuden pohjalta, perehdytyksen peruspilareista laadittiin malli, josta tärkeimpinä käsitteinä nousivat esiin epävarmuuden vähentäminen sekä uuden työntekijän sopeutuminen. Kohdeyrityksen perehdytysprosessi analysoitiin ja mahdollisiksi kehitysalueiksi tunnistettiin laitteisto ja työkalut, ulkomailta palkattujen työntekijöiden informointi ja väliaikainen majoitus, nykyisen perehdytyssuunnitelman tehokkuus, roolin selkeyden ja sosiaalisen hyväksynnän käsittely prosessissa sekä tukihenkilön nimittäminen ja hänen vastuidensa kommunikointi.

Tuotetut kehitysehdotukset suunniteltiin käsittelemään jokaista havaittua kehityskohdetta. Perehdytyssuunnitelman kehittämiseksi suunniteltiin ja implementoitiin uusi virtuaalinen ratkaisu, joka paransi vanhassa versiossa riittämättömiksi todettuja ominaisuuksia. Lisäksi yksittäisten suositusten pohjalta tuotettiin ehdotus standardiprosessista, jota käytettäisiin, kun uusi työntekijä liittyy yksikköön.

Tämän työn tulokset eivät ole yleistettävissä muille aloille, sillä ne rajoittuvat tietyn kohdeyrityksen perehdytysprosessin kehittämiseen. Työ tuottaa kuitenkin arvoa kohdeyritykselle, ja tuloksia voidaan varauksella käyttää referenssinä tutkimuksissa, jotka tuotetaan samankaltaisissa olosuhteissa.